Cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh mới nhất năm 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là xu hướng tất yếu giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch. Từ năm 2025, quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được hoàn thiện và cập nhật để phù hợp với thực tiễn. Đối với hộ kinh doanh, việc hiểu rõ cách tra cứu hóa đơn điện tử sẽ giúp chủ động quản lý hoạt động tài chính và tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh mới nhất 2025 một cách chi tiết, dễ hiểu.

Tổng quan về hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không cần in ra mà vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ nếu tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Từ năm 2022, hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai đã phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đến năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi hơn cho cả các hộ kinh doanh nộp thuế khoán nếu có phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn.

Cục Thuế đã xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử tập trung trên toàn quốc. Theo đó, mọi hóa đơn được cấp bởi hộ kinh doanh sẽ được ghi nhận trên hệ thống của Tổng cục Thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, đối chiếu và giám sát.

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế online – Tự quyết toán thuế TNCN

Lợi ích khi tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Việc tra cứu hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết là giúp xác minh tính hợp lệ của hóa đơn, tránh sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp. Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm tra hóa đơn giúp hộ kinh doanh chủ động quản lý doanh thu, thuế, đảm bảo thông tin kế toán minh bạch. Với khách hàng, hóa đơn điện tử có thể được kiểm tra dễ dàng ngay cả khi không giữ bản sao gốc.

Một lợi ích nữa là tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ. Thay vì tốn không gian và công sức để bảo quản hóa đơn giấy, người dùng chỉ cần truy cập hệ thống điện tử là có thể tìm lại hóa đơn bất cứ lúc nào.

Các bước tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh năm 2025

Hiện nay, hộ kinh doanh có thể tra cứu hóa đơn điện tử thông qua hai cách phổ biến: qua hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc qua hệ thống phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cấp phép.

Để tra cứu qua cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người dùng cần truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Đây là trang thông tin chính thức do Tổng cục Thuế quản lý, cung cấp tính năng tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp.

Khi vào trang chủ, người dùng chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn”. Sau đó, điền đầy đủ các thông tin yêu cầu như mã số thuế người bán, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã tra cứu (nếu có). Một số hóa đơn có mã QR, người dùng có thể dùng ứng dụng quét mã để nhanh chóng kiểm tra thông tin hóa đơn trên điện thoại.

Nếu hộ kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một đơn vị cung cấp như MISA, VNPT, Viettel hay BKAV, người dùng cũng có thể đăng nhập vào hệ thống của nhà cung cấp để tra cứu. Tại đây, hóa đơn được lưu trữ chi tiết theo ngày tháng, khách hàng và loại hình dịch vụ. Một số phần mềm còn cho phép xuất báo cáo tổng hợp, hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả hơn.

Những lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử

Khi tra cứu hóa đơn điện tử, cần đảm bảo rằng thông tin hóa đơn đã được gửi lên cơ quan thuế và được cấp mã xác thực. Những hóa đơn không có mã xác thực hoặc sai lệch thông tin có thể bị xem là không hợp pháp, gây rủi ro cho cả người bán và người mua.

Trường hợp tra cứu không ra thông tin, cần kiểm tra lại thông tin nhập liệu, hoặc liên hệ với bên cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ. Với hóa đơn xuất từ hộ kinh doanh, đôi khi thông tin có thể bị chậm cập nhật lên hệ thống nếu chưa hoàn tất việc gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.

Ngoài ra, các hộ kinh doanh cần thường xuyên cập nhật quy định mới của Tổng cục Thuế để đảm bảo việc sử dụng và quản lý hóa đơn đúng quy định. Việc này không chỉ giúp tránh bị phạt mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi cần làm việc với cơ quan thuế hoặc đối tác.

Tìm hiểu thêm: https://topi.vn/khau-tru-thue-thu-nhap-ca-nhan-la-gi.html

Xu hướng phát triển của hóa đơn điện tử trong năm 2025

Theo định hướng của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, năm 2025 sẽ là thời điểm chuyển đổi mạnh mẽ sang sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc, bao gồm cả các hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Việc tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống thanh toán số, phần mềm quản lý bán hàng và cổng thanh toán điện tử sẽ giúp hoạt động kinh doanh trở nên minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Các nền tảng tra cứu hóa đơn cũng sẽ được tích hợp với nhiều công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain nhằm đảm bảo độ an toàn, minh bạch và xác thực cao. Những cải tiến này kỳ vọng sẽ mang lại nhiều tiện ích hơn nữa cho người dùng và cơ quan quản lý.

Việc nắm rõ cách tra cứu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh mới nhất 2025 là điều cần thiết đối với bất kỳ ai đang hoạt động kinh doanh hợp pháp. Không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả, việc sử dụng và tra cứu hóa đơn đúng cách còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, việc thích nghi sớm với hóa đơn điện tử sẽ tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh bền vững cho hộ kinh doanh trong tương lai.