Credit Note là gì? Trường hợp sử dụng chứng từ Credit Note

Credit Note là một thuật ngữ quen thuộc trong thương mại, nhất là với các chủ doanh nghiệp hay người trong ngành tài chính, kế toán. Tuy nhiên, nếu ít hoạt động trong mảng B2B thì khái niệm này khá mới. Vậy Credit Note là gì, những trường hợp nào có thể sử dụng? Mời các bạn cùng tìm hiểu ngay nhé.

Credit Note là gì?

Credit note là một loại chứng từ, thường được người bán sử dụng trong trường hợp khi các bên giao dịch/mua bán nhưng người mua không nhận được hàng hóa từ người bán hoặc người mua trả lại hàng cho bên bán vì hàng hóa bị hỏng, lỗi.

Ngoài ra, một số trường hợp có thể sử dụng Credit note với các giao dịch mua bán hàng hóa mà người mua trả tiền hàng nhiều hơn số tiền thực ghi trên hoá đơn mà người mua phải trả. Trong trường hợp này người bán sẽ sử dụng Credit Note để làm căn cứ trả lại cho người mua số tiền thừa tương ứng, đối với trường hợp này người mua có thể nhận lại số tiền thừa bằng tiền mặt hay một mặt hàng ngang giá hoặc người mua có thể sử dụng chứng từ này để mua hàng hoá sau này.

Hình thức sử dụng chứng từ Credit Note này cũng một phần giúp người bán có thể kích cầu tiêu dùng, đồng thời là một trong những biện pháp để khách hàng quay lại mua sản phẩm của mình.

Chứng từ Credit Note được sử dụng khi người mua muốn trả hàng vì lỗi của bên bán/nhà cung cấp

Nội dung trên chứng từ Credit Note

Thông thường trên chứng từ Credit note sẽ có những nội dung sau: 

– Tên, địa chỉ của người cung cấp chứng từ (bên bán hàng) – thông tin này phải khớp với thông tin về mã số thuế; thông tin trên giấy tờ pháp lý mà người cung cấp chứng từ đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; 

– Số seri của Credit note (được thể hiện bằng chữ và số), mục đích của số seri là để thể hiện tính duy nhất trong 1 khoảng thời gian 1 năm tài chính; 

– Ngày phát hành Credit note; 

– Thông tin của người mua như: Tên và địa chỉ, mã số thuế;

– Giá trị thuế của chứng từ Credit Note về hàng hoá, dịch vụ hoặc thuế, số tiền theo từng trường hợp;

– Lý do phát hành chứng từ (nếu có);

– Chữ ký của người bán/nhà cung cấp hoặc bên được người bán ủy quyền (có thể sử dụng chữ ký số);

Các thông tin xuất hiện trong Credit Note

Trường hợp nào được sử dụng Credit Note?

Trường hợp được dùng chứng từ

Các trường hợp được dùng chứng từ:

• Người mua trong quá trình kiểm tra hàng hoá có căn cứ chứng minh sản phẩm mình nhận khác với cam kết bên bán đã để ra hoặc trong hợp đồng.

• Người mua hoàn trả cho người bán số lượng hàng không đạt yêu cầu;
• Người bán có trách nhiệm đền bù thiệt hại cho người mua bằng cách đổi hàng hóa có giá trị tương đương hoặc chi trả tiền cho người mua, dựa vào hóa đơn mua và đối chiếu với credit note (có thể hiểu đơn giản là khi bán thì bên bán sẽ xuất hóa đơn cho bên mua và bên bán sẽ giữ lại chứng từ credit note để có thể đối chiếu khi phát sinh yêu cầu trả hàng từ phía bên mua);

• Người mua trả lại hàng hư hỏng, hàng này vẫn còn trong thời hạn bảo hành;

• Bên bán sử dụng loại chứng từ nhằm mục đích đối chiếu với bên mua về giá trị hàng hóa mà bên mua đề nghị trả;
• Đối với trường hợp bên bên mua đề nghị trả lại hàng thì bên bán sẽ dựa vào số liệu được thể hiện trên chứng từ Credit note để hoàn trả lại phần tiền theo số lượng hàng trả về;

Trường hợp không được dùng chứng từ

• Credit Note không phải là chứng từ sử dụng để xác định tỷ lệ giảm giá chính xác. Một vài trường hợp bên mua hàng có thể sử dụng chứng từ này để mua hàng cho những lần mua tiếp theo. Tuy nhiên số lượng khách được khấu trừ cho lần mua tiếp theo cần thể hiện đầy đủ trong nội dung chứng từ. 
• Credit note không được sử dụng như 1 loại giấy tờ để bảo lãnh hàng hóa. Người bán chỉ phải chịu trách nhiệm đối với số lượng hàng hoá mà họ cung cấp không giống với những những gì đã cam kết tại hợp đồng.

2 trường hợp không được dùng Credit Note

So sánh Debit Note và Credit Note

Ngoài Credit Note thì còn 1 loại chứng từ khác là Debit Note, để không nhầm lẫn 2 loại này thì bạn cần ghi nhớ những thông tin sau:

Debit Note là chứng từ được dùng khi điều chỉnh tăng giá trị. Bên mua xuất loại hóa đơn này với mục đích yêu cầu bên bán cung cấp chứng từ Credit note. Hoạt động này là hợp pháp nhằm tăng giá trị hóa đơn đã được phát hành trước đó.

Credit Note là chứng từ được bên bán xuất ra nhằm mục đích điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn. Khi hàng hóa xảy ra lỗi do nhà sản xuất/bên bán và người mua muốn trả hàng, hoàn tiền thì sẽ sử dụng chứng từ Credit note (được hiểu đơn giản là cách hủy đi giá trị của hóa đơn mà bên bán đã phát hành trước đó khi 1 phần hàng hóa nhận được xảy ra lỗi).

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về Credit Note, hy vọng qua bài viết bạn đọc có thể hiểu bản chất Credit Note là gì, khi nào được dùng và khi nào không được dùng trong thương mại.

Để biết thêm những kiến thức hữu ích, đừng quên truy cập vào khotien.net mỗi ngày nhé!